Tipps und Tricks zur Messeplanung

Tipps und Tricks für Ihre Messeplanung

Selten treffen potentielle Kunden und Anbieter so konzentriert aufeinander wie auf einer Messe. Daher sind Messen so interessant: Sie sind die effektivste Plattform, um Kontakte zu knüpfen und Besucher anzusprechen. Gleichzeitig aber hinsichtlich Aufwand und Kosten sehr intensiv. Hier gilt es, das eigene Hotel oder die Region wirkungsvoll zu präsentieren, Kontakte zu knüpfen, potentielle Interessenten zu erkennen sowie Bestandskunden zu binden und somit im Gedächtnis zu bleiben.

Ob Publikumsmesse oder Fachmesse: aktive und gut argumentierende Verkäufer und geschulte Mitarbeiter entscheiden über Erfolg und Misserfolg Ihres Messeauftritts. Reines Sachwissen und die fachliche Qualifikation allein genügen eben nicht.

Ziel ist es, die Bedürfnisse und Wünsche der Messebesucher zu erkennen und gezielt darauf eingehen zu können.

Mit diesen Tipps können Sie Ihre Messeziele erreichen:

Messe-Präsentationen effektiv planen und durchführen

Das sollten Sie im Vorfeld planen:

• Planen Sie die Anfahrt zur Messe und die Übernachtungsmöglichkeiten. Wir von ALPenjoy helfen Ihnen gerne bei der Wahl Ihrer Unterkunft. Auf jeder Info-Seite, auf der eine Messe vorgestellt wird, befindet sich ein Button „Unterkunft buchen“.
• Wenn Sie Ihren Koffer packen, stecken Sie bequemes Schuhwerk ein! Und nehmen Sie regionstypische Kleidung mit. Wir stellen immer wieder fest, dass mehr und mehr Aussteller in ganz normaler Straßenkleidung am Stand stehen und somit in der äußeren Wirkung auf den Messegast verblassen.
• Welche konkreten Erwartungen haben Sie an den Messebesuch? Fixieren Sie Ihre Erwartungen ruhig schriftlich. Das hilft im Anschluss an den Besuch bei der Bewertung.
• Erstellen Sie eine Packliste, was alles mitzunehmen ist. Denken Sie dabei bitte nicht nur an Ihre Prospekte, sondern auch an Info-Material über die Umgebung, Info-Material über bestimmte Themen wie Wandern, Radeln, Mountainbiking. Dabei ist es wichtig zu wissen, wo Ihr Schwerpunkt liegt und auf welcher Messe Sie sich angemeldet haben. Handelt es sich um eine Wandermesse, muss ich auf jeden Fall Kartenmaterial zum Thema Wandern dabei haben. Besser wäre noch, wenn Sie gleich Tourenvorschläge anbieten könnten.
• Erstellen Sie der Messe entsprechend (Wandermesse, Radelmesse usw.) und Ihrem Hotel (Wanderhotel, Radelhotel usw.) passend ein Messe-Spezial-Angebot und drucken es in A4 aus. Achten Sie dabei auf eine graphisch ansprechende Gestaltung. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie uns, wir helfen gerne bei der Umsetzung.
• Haben Sie für Ihr Hotel ein Plakat oder ein sog. Roll-up? Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, weil wir für unsere Messepartner ein Plakat in dem Maß 1600 mm x 1000 mm graphisch erstellen und drucken.
• Überlegen Sie im Vorfeld der Messe, ob Sie einen redaktionellen Bericht über sich veröffentlichen bzw. drucken lassen sollen. Es gibt Lokalredaktionen, die sich auf ein Gegengeschäft einlassen: Bericht gegen Aufenthaltsgutschein, der dann in der Zeitungsausgabe vor der Messe verlost wird. Sprechen Sie uns an, wir können das auch für Sie erledigen! Wir verfügen über das notwendige know-how und kennen ggf. die Zeitungen!
• Überlegen Sie im Vorfeld der Messe auch, ob Sie Stammgäste einladen oder evlt. sogar Vereine oder Unternehmen aus der Region anschreiben, die für Sie interessant sein könnten. Über Suchmaschinen lassen sich Vereine und Unternehmen aus der Region leicht herausfinden. Unternehmen deswegen, weil für die Unternehmen Ihr Hotel evtl. als Incentive-Ziel interessant sein könnte.
• Lassen Sie sich für Ihre Stammgäste oder evtl. Gesprächstermin-Partnern von regionsansässigen Vereinen oder Unternehmen ein kleines Präsent einfallen. Es muss nichts teures sein, es soll lediglich dazu dienen, Sie auch noch Wochen nach der Messe in Erinnerung zu behalten. Geben Sie das Präsent immer in Verbindung mit Ihrem individuellen Messe-Spezial-Angebot weiter.
• Überlegen Sie es sich gut, für andere Messegäste kleine sog. „give-aways“ mitzunehmen. Meine Meinung: Überflüssig! Man dankt es Ihnen nicht. Das Ende vom Lied: Viel Geld für diese Zuckerle bezahlt für nichts! Es bringt nichts!
• Vereinbaren Sie im Vorfeld der Messe entsprechende Gesprächstermine mit den eingeladenen Personen. Schreiben Sie in der Einladung, um was es geht, evtl. legen Sie schon ein Angebot in die Einladung.
• Entwerfen Sie einen Gesprächsfaden für die Kundengespräche an Ihrem Stand.
• Notieren Sie sich evtl. Fragen und Antworten für Ihre Kundengespräche.
• Ein abschließender Tipp: Bereiten Sie den Gesprächsfaden so vor, dass ein Info-Gespräch mit einem Messegast nie länger als 2 Minuten geht. In 2 Minuten sollte alles zum Hotel und – ganz wichtig – zur Umgebung gesagt sein. Und wenn es doch länger geht, sollte es immer vom Gast gewollt sein, d.h. die Initiative, das Gespräch zu verlängern, sollte vom Gast ausgehen und niemals vom Aussteller. Alles andere wäre nervig für den Gast mit der Konsequenz, dass Sie schon auf der Messe verloren haben. Der Gast würde niemals zu Ihnen kommen!
• Üben Sie – wenn Sie noch keine Übung haben – mit Ihrem Partner oder Ihren Mitarbeitern ein solches Gespräch. Sie werden merken, dass Sie auf der Messe schon vom ersten Moment an von einem positiven Gefühl begleitet werden. Sie fühlen sich sicher. Das merkt auch Ihr zukünftiger Gast!

Darauf kommt es während des Messebesuchs an:

• Positionieren Sie Ihre Prospekte auf Ihrem Prospekt-Counter oder Prospektständer übersichtlich und gewähren Sie Einblicke in Ihre Prospekte, in dem Sie auch einmal einen Prospekt geöffnet platzieren. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie eine Seite wählen, auf der eine klare Aussage und ansprechende Bilder zu sehen sind. Es gibt für den Messebesucher nichts langweiligeres als nur Texte und Zahlen. Lassen Sie Emotionen spielen!
• Positionieren Sie als Mittelpunkt Ihres Prospekt-Counters Ihr Messeangebot mit einem sog. Tisch-Aufsteller. Das Messeangebot sollte eine klare Aussage treffen bzw. Unterkunftskategorie, Klassifizierung, Ort, Region, Land, Slogan des Hotels, Leistungsbeschreibung und ganz groß der Preis. Logos und Bilder dürfen auf keinen Fall fehlen. Auch hier gilt: Lassen Sie die Emotionen spielen!
• Am Alpen-Stand hängen wir das Plakat direkt hinter Ihrem Prospekt-Counter auf, so dass eine Zusammengehörigkeit zwischen Plakat und Counter deutlich zu erkennen ist.
• Machen Sie sich Gesprächsnotizen zu Ihren einzelnen Gesprächen.
• Geben Sie Ihren Gesprächspartnern Ihre Kontaktdaten bzw. Ihren Prospekt. Am besten ist es, wenn Sie nach einem für beide Seiten angenehmen Kontakt und Gespräch auf Ihrem Prospekt oder auf Ihrer Visitenkarte eine kleine handschriftliche Notiz schreiben, z.B. „Gruß von der Messe …“. Ihr Gesprächspartner wird sich noch lange an das Gespräch erinnern und Sie werden nicht in Vergesssenheit geraten! Und der ganz große Vorteil liegt darin, dass Ihre Visitenkarte oder Ihr Prospekt vom Messebesucher nach der Messe, wenn er wieder zu Hause ist und seine Tasche auspackt, genau zugeordnet werden kann. So nach dem Motto „Aaah ja, der Herr …, an den kann ich mich gut erinnern!“
• Vernachlässigen Sie nicht die Suche nach neuen Ideen und Leistungen, die Sie auf der Messe evtl. finden könnten.
• Unterhalten Sie sich mit anderen Ausstellern und holen sich auf diesem Wege neue und vielleicht für Sie wichtige Erkenntnisse über den Gast von morgen.
• Wenn ein Kundengespräch erfolgreich verläuft und ein Gast sofort zu erkennen gibt, dass er Interesse an einem Urlaub bei Ihnen hat, lassen Sie die Gelegenheit nicht aus, ihm sofort ein Angebot zu unterbreiten. Nehmen Sie dazu seine kompletten Kontaktdaten und seine Urlaubswünsche bzgl. Termin, Zimmerkategorie und Personenzahl usw. auf. Sie haben nun die Gelegenheit, ihm ganz individuell ein Angebot zu unterbreiten. Notieren Sie dieses Angebot handschriftlich auf Ihrem Prospekt, den Sie dem Gast dann mitgeben. Als kleines “Sahnehäubchen” vielleicht noch sogar mit einer handgeschriebenen Widmung! 🙂
• Senden Sie dem Gast dann sofort vom Messe-Laptop der Firma ALPenjoy direkt vom Messestand das Angebot noch einmal zu. Was meinen Sie, wie positiv überrascht der Gast schaut, wenn er nach Hause kommt und auf seinem PC auf einmal eine E-Mail von Ihnen erscheint? Das ist der erste Schritt zur Buchung! Sie haben dadurch einen entscheidenden Schritt gegenüber Ihren Mitbewerbern, die nicht so professionell und komfortabel auf Messen arbeiten wie Sie.

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